Erfolgreiches BGM durch ein gut strukturiertes Projektmanagement
Bevor wir hier über das Projektmanagement im Rahmen eines BGM sprechen, sollten wir zunächst einmal festlegen, was wir unter einem Projektmanagement im Allgemeinen verstehen. Laut Gablers Wirtschaftslexikon wird diese Aufgabe „gegliedert in Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Ziel ist, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.“ Hauptziel ist es, dass die Projektabwicklung in der geplanten Zeit die benötigte Qualität liefert und das unter optimalen Einsatz von Ressourcen (z. B. Personal) . Diese allgemeinen Definitionen zum Projektmanagement lassen sich auf das BGM übertragen.
Merkmale eines Projektes
Allen Projekte lassen sich unverwechselbare Merkmale zuordnen, anhand derer sich auch die grundlegend nötigen Überlegungen festmachen lassen. So hat ein Projekt folgende Eigenschaften:
- Es ist einmalig und keine Routineaufgabe, die täglich im Unternehmen anfällt.
- Es ist zeitlich auf eine feste Dauer begrenzt. Diese Zeitdauer kann sowohl kurz-, wie auch mittel- und langfristig ausgelegt sein.
- Es ist von einer hohen Komplexität bzw. einem hohen Schwierigkeitsgrad gekennzeichnet.
- Es betrifft i. d. R. mehrere Unternehmensbereiche und ist somit eine interdisziplinäre Aufgabe.
- Dem Projekt liegt ein Projektauftrag zu Grunde. Dieser Auftrag wird häufig von der Unternehmensleitung an einen Projektleiter erteilt – beim BGM übernimmt diese Rolle z. B. ein Mitarbeiter der Personalabteilung.
- Eine Prognose hinsichtlich der Zielerreichung ist teilweise nicht möglich – es ist also mit einem Risiko verbunden.
Aufbauorganisation in der Projektarbeit
Bei der Projektaufbauorganisation geht es um die Struktur von Projekten, in der diese bearbeitet werden. Ziel ist ein möglichst reibungsloser Projektverlauf. Die Aufbauorganisation regelt Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und die organisatorische Einbindung aller am Projekt beteiligten Personen. Sie ist individuell ausgeprägt, da sie für jedes Projekt neu überlegt bzw. angepasst werden muss. Häufiges Element ist ein Kernteam, das den Projektleiter unterstützt. Der Projektleiter trägt die fachliche Verantwortung für das Projekt. Daher ist es auch der Projektleiter, der die Projektgruppe zusammenstellt. Im Bereich BGM wäre der Projektleiter idealerweise ein Mitarbeiter der Personalabteilung – evtl. der Personalleiter – und das Kernteam wäre der sogenannte Arbeitskreis Gesundheit. Die Organisationsstruktur kann in allen bekannten Formen (Stabliniensystem, Matrixsystem, etc.) erfolgen. Beispielhaft wurde die eigene Darstellung für eine Aufbauorganisation erstellt:
Alle Projektbeteiligten bleiben in ihren Abteilungen, sollten aber in der Ressourcenplanung mit entsprechenden Freiräumen für die Projektarbeit bedacht werden. Der Arbeitskreis Gesundheit – Steuerungsteam eines BGM Wie bereits erwähnt, steuert der AK Gesundheit das Projekt „BGM“. Dieser Arbeitskreis hat folgende Aufgaben zu erfüllen:
- Festlegung von Zielen, Zielprioritäten und Zielwegen
- Entwicklung und Umsetzung einer Gesundheitsanalyse und Evaluationsstrategie
- Steuerung und Koordination von Maßnahmen
- Überwachung der einzelnen Projektschritte
- notwendige Entscheidungen treffen
- Kommunikation des Projektverlaufs und der Projektergebnisse
- etc.
Zum Arbeitskreis Gesundheit gehören sowohl interne Entscheidungsträger (z.B. Personalleiter, Betriebsrat, Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitsmedizin, etc.), es können aber auch externe Berater (z.B. Vertreter von Krankenkassen, Gesundheitsberater, Anbieter von Programmen, etc.) hinzu gezogen werden.
Projektablauforganisation
Neben dem Aufbau sollte auch der Ablauf eines Projektes genau durchdacht werden. Die Projektablauforganisation beschreibt Prozesse und Abläufe einer Projektorganisation, wie z. B. zeitliche und räumliche Abwicklung aller Aktivitäten und ihre wechselseitigen Abhängigkeiten. Somit sind Informations- und Berichtswesen sowie die Dokumentation wichtige Bestandteile. Folgende Phasen gilt es in der Ablauforganisation zu beschreiben:
- Projektplanung (Struktur, Kosten, Personalressourcen, Termine, etc.)
- Projektstart
- Projektdurchführung (Teilschritte bzw. Meilensteine)
- Projektabschluss
Gängige Hilfsmittel für die Planungen ist z.B. ein Netzplan, in dem Verkettungen von Aktionen erfasst werden oder auch Gantt-Diagramme, in denen sich zeitliche Aneinanderreihungen gut darstellen lassen. Der Ablauf eines BGM bzw. der Prozess eines BGM wird in einem späteren Beitrag noch detailliert vorgestellt. Sie haben noch Fragen, wie Sie ihr Projektmanagement optimieren können? Dann rufen Sie uns an: 030/548 118 02.
